Kjære medlemmer,
Som følge av nasjonale smitteverntiltak mot Covid-19, er det ikke mulig å gjennomføre OODKs Årsmøte 2020 som et fysisk møte denne våren. Norsk Kennel Klubb (NKK) har i sine retningslinjer gitt underliggende klubber og forbund mulighet til å avvike fra vedtatte lovbestemmelser når det gjelder årsmøtet. Blant annet åpnes det for at det ikke gjennomføres årsmøte i 2020, slik at det valgte styret sitter til neste årsmøte, våren 2021.
OODKs styre har besluttet å gjennomføre årsmøtet 2020, men som et elektronisk møte med programvaren «Microsoft Teams» (mer om dette nedenfor). Et elektronisk møte er ikke en foretrukket løsning, men den beste under de rådende forhold. Det sittende styret vurderer det som viktig at medlemmene får anledning til å velge et nytt styre, og til å godkjenne regnskapet for 2019 samt vedta medlemskontingenten for 2021. Det er også viktig at medlemmene får anledning til å kommentere årsberetningen for 2019.
Alle medlemmer som har betalt kontingent for 2020 inviteres til å delta i det elektroniske årsmøtet som vil finne sted tirsdag 12. mai kl. 1800.
Dersom du ønsker å delta på årsmøtet, send et svar på denne eposten. Fristen for å melde seg på, er fredag 8. mai.
Årsmøtepapirer følger vedlagt. Dette er de samme papirene som ble sendt ut til alle medlemmer tidlig i mars, med to endringer
- Sak 4. Budsjett 2020. Nytt forslag til vedtak.
- Sak 6. Valg. Valgkomiteens innstilling er endret
Innkalling og dagsorden til årsmøte 12 mai 2020
Vedlegg til årsmøte 12 mai 2020
Når det gjelder gjennomføringen av årsmøtet, gjør vi det slik:
- Dagsorden
Vi følger standard dagsorden for årsmøtet, men gjør det litt enklere enn vanlig. Det er viktig at du setter deg inn i sakene på forhånd. Det blir ikke lest fra dokumentene som er sendt ut. Dersom du har spørsmål eller kommentarer til noen av sakene, må du sende dem inn på forhånd – som respons på denne eposten. Styret vil forsøke å besvare medlemmenes spørsmål under årsmøtet.
2. Stemmegiving
Dersom det skal stemmes over vedtak, vil det skje ved «håndsopprekning». For det elektroniske årsmøtet gjøres håndsopprekning med en kommentar i «møte-chat» (samtale). Alle som er for forslaget til vedtak, skriver FOR i chat’en. De som er mot, skriver MlOT i chat’en. Alle andre forholder seg passive.
- Valg
Valgkomitéens innstilling av kandidater til styret og andre verv er enstemmig. Det er én kandidat til hvert verv. Benkeforslag ved personvalg er ifølge OODKs lover ikke tillatt (§ 3-4). Vanligvis gjennomføres personvalg på årsmøtet skriftlig og hemmelig (kan kreves av medlemmene ifølge § 3-1). Alternativt gjøres det ved håndsopprekning eller akklamasjon. Når det bare er én kandidat til hvert verv, vil valgutfallet være gitt- (Etter dagens lover for OODK, avgjøres valget ved alminnelig flertall av avgitte stemmer, blanke stemmer teller ikke.) Skriftlig og hemmelig valg er vanskelig å gjennomføre for et elektronisk møte. Styret ber derfor medlemmene akseptere at valg av nytt styre på dette årsmøtet gjøres ved akklamasjon.
Når det gjelder det tekniske:
Møtet gjennomføres ved hjelp av programvaren «Teams» (Microsoft Teams). Det er svært enkelt å bruke. Plattform: Du kan bruke din egen PC/ Mac, telefon eller nettbrett. Det anbefales å bruke en moderne nettleser, som Microsoft Edge, Firefox eller Google Chrome. (Internet Explorer kan være problematisk.)
Når du har meldt deg på årsmøtet (frist 8. mai), vil du motta en epost fra Tone Løkstad. Der vil det være en lenke nederst «Bli med i Teams-møte» Trykk på denne lenken og bekreft at du vil laste opp programvaren. Du bør logge deg inn på møtet 10-15 minutter før årsmøtet begynner. Da kan du få hjelp, hvis det oppstår problemer. Følg instruksjonene som kommer opp på skjermen!
Under møtet
Skru av din lyd under møtet (for å redusere støyen) – med mindre du har bedt om ordet – og får det av møteleder. Bruk gjerne ørepropper/mikrofon som hører til telefonen din (bedre enn det som er på PC’en)
Velkommen til årsmøtet
Hilsen
Styret v/ Tone Løkstad
fungerende styreleder
